Evidence členů v orgánech univerzity

orgány vysoké školy!členové

Aplikace Evidence členů v orgánech univerzity slouží ke správě členů ve vybraném orgánu vysoké školy. Členem orgánu je zpravidla uživatel AIS, evidovat lze však i externí členy. Osoby mohou v orgánech zastávat různé funkce, které lze v aplikaci rovněž spravovat. Jednotlivé způsoby evidence členů jsou popsány níže v textu.

Individuální přidělování členů

orgány vysoké školy!přidělení členů

Záložka Individuální přidělování slouží k individuálnímu přidělování osob evidovaných v AIS (zaměstnanci, studenti) ke zvolenému orgánu.

Nového člena je možné zaevidovat pomocí formuláře na konci stránky, v němž se nejprve dohledá příslušná osoba a následně se vloží datum, odkdy osoba v orgánu působí. Vložit lze i poznámku v českém a anglickém jazyce. Vyplněný formulář je nutné odeslat stisknutím tlačítka .

Seznam aktivních členů orgánu, zobrazený v přehledové tabulce, obsahuje všechny uživatele AIS, jimž bylo individuálně nebo skupinově přiděleno členství v orgánu. Skupinově přiřazeným osobám je zde možné pouze přidělovat role v orgánu (viz nastavení rolí). Pro individuálně evidované osoby jsou k dispozici další operace:

  • Editace - po kliknutí na ikonu ve sloupci Upravit lze příslušný záznam editovat.

    Zadáním data Dokdy předcházejícího dnešnímu dni bude členství uživatele ukončeno a člen bude zařazen mezi historické (viz Historičtí členové).
  • Ukončení členství – členství označených osob v orgánu je možné ukončit zadáním data, ke kterému se má členství v orgánu ukončit a stisknutím tlačítka . Uplynutím členství v orgánu bude člen zařazen mezi historické (viz Historičtí členové).

    Má-li osoba v orgánu přidělenu nějakou roli, je tato ukončena ke stejnému datu, jako je datum ukončení členství v orgánu.
  • Smazání členství – tato operace se používá jen v případě, že členství v orgánu bylo osobě přiděleno omylem. Příslušná osoba se označí a vymaže stisknutím tlačítka . Členství odebrané tímto způsobem se nepřevádí do historie.

Skupinové přidělování členů

orgány vysoké školy!přidělení členů

Záložka Skupinové přidělování slouží k přidělování členů po skupinách definovaných kvalifikátorem (určuje obecnou skupinu osob) nebo parametrickým kvalifikátorem (skupinu osob určuje přesněji jedním parametrem). Výhodou skupinového přidělování je automatická aktualizace členů v orgánu.

Požadovaný kvalifikátor/parafikátor se zvolí z nabídky a potvrdí stisknutím tlačítka (u parafikátoru je ještě nutné vybrat upřesňující podmínku). Skupina se zobrazí v přehledové tabulce, kde je nutné zadat datum Odkdy a potvrdit tlačítkem . Bez uložení nebude skupina k orgánu přiřazena.

Evidované skupiny osob je možné přesunout do historie (viz Historičtí členové) jejich označením a stisknutím tlačítka , případně zcela smazat stisknutím tlačítka .

Nastavení rolí osobám ze skupiny je možné provést v záložce Individuální přidělování.

Externí členové

orgány vysoké školy!přidělení externích členů

Externí členové jsou osoby, které nemají založen uživatelský účet v AIS, ale přesto mohou být členy některých orgánů vysoké školy.

Nového externího člena je možné zaevidovat pomocí formuláře na konci stránky, v němž se dohledá požadovaná osoba a následně se vloží datum, odkdy osoba v orgánu působí. Vložit lze i poznámku v českém a anglickém jazyce. Vyplněný formulář je nutné odeslat stisknutím tlačítka .

Nelze-li osobu dohledat, musí se vložit přes druhou část formuláře, kde je nutné vyplnit alespoň povinné položky. Akademické tituly je možné přidat po stisknutí tlačítka . Zvlášť se nastavují tituly před jménem a za jménem. Pro vložení osoby bez evidence titulů se stiskne tlačítko .

Seznam aktivních externích členů orgánu je zobrazen v přehledové tabulce, kde jsou k dispozici operace:

  • Editace - po kliknutí na ikonu ve sloupci Upravit je možné upravit evidované údaje o externím členovi, případně měnit tituly.

    Zadáním data Dokdy předcházejícího dnešnímu dni bude členství uživatele ukončeno a člen bude zařazen mezi historické (viz Historičtí členové).
  • Nastavení rolí - po kliknutí na ikonu ve sloupci Nastavení rolí je možné stanovit role člena v orgánu (viz nastavení rolí).

  • Ukončení členství – členství označených osob v orgánu je možné ukončit zadáním data, ke kterému se má členství v orgánu ukončit a stisknutím tlačítka . Uplynutím členství v orgánu bude člen zařazen mezi historické (viz Historičtí členové).

    Má-li osoba v orgánu přidělenu nějakou roli, je tato ukončena ke stejnému datu, jako je datum ukončení členství v orgánu.
  • Smazání členství – tato operace se používá jen v případě, že členství v orgánu bylo osobě přiděleno omylem. Příslušná osoba se označí a vymaže stisknutím tlačítka . Členství odebrané tímto způsobem se nepřevádí do historie.

Všichni aktivní členové

orgány vysoké školy!aktivní členové

Záložka Všichni aktivní členové zobrazuje seznam všech aktivních (nezrušených a nevyřazených) členů orgánu. Uvedeni jsou členové orgánu evidovaní v AIS (zaměstnanci, studenti) i externí (u nich nejsou odkazy aktivní). Ve sloupci Členství je uvedeno, jakým způsobem je člen orgánu zařazen – individuálně, implicitně (osoba je vložena přes skupinové přidělování členů) a externě (osoba byla vložena jako externí člen bez uživatelského účtu v AIS).

Historičtí členové

orgány vysoké školy!historičtí členové

Historičtí členové jsou takoví členové, kteří v orgánu nějakou dobu působili, a jejich působnost v orgánu jim byla k určitému datu ukončena. Seznam obsahuje členy vložené do orgánu individuálně, skupinově (přeřazena sem byla celá skupina osob) i externí osoby.

Pomocí formuláře v dolní části stránky je možné zobrazit historické složení orgánu k určitému datu. Datum se zadá do příslušného pole a potvrdí tlačítkem , po jehož stisknutí je požadovaný seznam členů orgánu zobrazen.

Nastavení rolí členům orgánu

orgány vysoké školy!role člena

Člen může v orgánu zastávat roli předsedy, místopředsedy a tajemníka. Evidence předsedy je důležítá zejména pro agendu závěrečných prací, kde mohou být předsedové příslušných orgánů zapojeni do nejrůznějších schvalovacích procesů (např. schvalování témat závěrečných prací.

Role se členovi orgánu přidělí pomocí formuláře v úvodu stránky, kde se z nabídky zvolí požadovaný typ role a vloží se datum počátku. Kliknutím na tlačítko se role uloží.

V následujícím seznamu jsou uvedeny všechny aktivní role člena v daném orgánu. Po kliknutí na ikonu ve sloupci Upravit je možné roli upravit, případně ukončit k určitému dni vyplněním pole Dokdy. Ukončená role bude přesunuta do seznamu historických rolí člena v orgánu.

Aktivní roli je rovněž možné zcela odstranit označením příslušného záznamu a stisknutím tlačítka . Této funkce se využívá jen v případě, kdy byla role členovi vložena omylem.

Role v orgánu je osobě ukončena automaticky ke stejnému datu, jako je datum ukončení členství v orgánu.