Evidence e-přihlášek

Aplikace Evidence e-přihlášek umožňuje uchazeči o studium na ŠAVŠ spravovat jeho elektronické přihlášky.

V úvodu evidence e-přihlášek je zobrazen odkaz na stránku s informacemi o termínech pro podávání e-přihlášek na jednotlivé typy přijímacího řízení a také odkaz na pravidla přijímacího řízení. Dále jsou zobrazeny sekce e-přihlášky, vztahující se k osobě uchazeče a stav jejich kompletnosti. Tyto sekce jsou společné pro všechny podané e-přihlášky.

Níže jsou pak vypsány všechny e-přihlášky podané uchazečem k přijímacímu řízení s informacemi o jejich stavu a kompletnosti jednotlivých sekcí. Kompletnost všech částí přihlášky podléhá kontrole. Jejich neúplnost je indikována červenou značkou . Kompletní části jsou označeny zelenou .

V samotném závěru je pak zobrazeno tlačítko pro založení další e-přihlášky, odkaz na změnu hesla do evidence e-přihlášek (nezobrazuje se uchazečům-uživatelům AIS) a odkaz na kontaktní formulář, prostřednictvím kterého je možné kontaktovat pracovníky vysoké školy s žádostí o pomoc s podáním a vyplněním e-přihlášky. V případě více podaných e-přihlášek je zobrazen i odkaz pro zobrazení souhrnných údajů o platbě. Jednotlivé sekce jsou blíže popsány níže v tomto textu.

Osobní údaje

Tato část e-přihlášky slouží k evidenci osobních údajů uchazeče. Vzhled formuláře se pro zahraniční studenty může lišit, například místo čísla občanského průkazu je požadováno číslo pasu.

V úvodní části stránky je uchazeč seznámen s důvody nekompletnosti e-přihlášky, resp. s povinnými položkami. Důvody jsou vypsány v bodech. Některé položky se vyplňují prostým textem (např. jméno a příjmení, telefon), jiné se volí z menu (např. titul, státní příslušnost).

Jméno, příjmení a místo narození se vyplňuje malým písmem s velkým počátečním písmenem a s diakritikou. Položka Rodné příjmení se vyplňuje pouze v případě, že se příjmení a rodné příjmení liší, v opačném případě zůstane pole prázdné.

Z kontaktních údajů je povinné uložit alespoň jeden. Povinné je vyplnit e-mail, přes který se například automaticky zasílá informace o proběhlé platbě za přihlášku. Telefonní číslo se vkládá v mezinárodním formátu (včetně předvolby státu +420).

Požadované údaje o dosaženém vzdělání se liší podle typu studia, na které je podána přihláška. Formulář se automaticky nastaví podle požadavků typu přijímacího řízení:

  • Bakalářský studijní program – položka Střední školaObor SŠ se vyplní tak, že se postupně dohledají v pořadí škola a potom obor. Do pole Rok maturity se vyplňuje celý letopočet. Jsou dva možné způsoby dohledání školy a oboru:

    • Podle názvu školy/oboru – do pole se vepíše několik po sobě jdoucích znaků z názvu školy nebo oborů a následně se stiskne tlačítko . Z nabídky škol a oborů se vybere vždy po jednom.

    • Podle identifikačního čísla IZO – do pole se vepíše kód IZO, který je pro každou školu a obor jedinečný, a pak se stiskne tlačítko .

      Pokud hledaná škola v číselníku neexistuje, použijte následujícího identifikátoru, který obsahuje vždy devět stejných číslic:

      • 333333333 – Integrovaná střední škola (ISŠ);
      • 444444444 – Střední odborná učiliště (SOU);
      • 555555555 – Gymnázia;
      • 666666666 – Střední odborné školy (SOŠ);
      • 888888888 – Školy ministerstva vnitra;
      • 999999203 - Pobočka zahraniční střední školy v ČR;

      Pokud se jedná o školu absolvovanou v zahraničí, je třeba zatrhnout volbu Jiná střední škola a následně vyplnit název a obor střední školy a rok maturity a z nabídky států zvolit stát, ve kterém se škola nachází.

      Dále se vybere vystudovaný obor.

  • Magisterský nebo magisterský navazující studijní program – absolvovaná vysoká škola se dohledá v oficiálním číselníku vysokých škol ČR, obor a rok absolutoria se vepíše prostým textem.

Ostatní údaje vyžadované přihláškou se týkají místa, odkud se uchazeči hlásí (škola, zaměstnání apod.), nejvyššího doposud dosaženého vzdělání a případně zaměstnavatele.

Všechny vyplněné údaje se před opuštěním aplikace musí uložit tlačítkem .

Absolventi ŠAVŠ mají v  AIS uložena osobní data – proto mohou mít některé položky přihlášky automaticky vyplněny.

Adresy uchazeče

V této části přihlášky se vyplní adresy trvalého bydliště (místo, kde žijete) a kontaktní adresy (místo pro příjem pošty). Aby mohlo studijní oddělení uchazeče kontaktovat, potřebuje znát alespoň adresu trvalého bydliště. Na nevloženou adresu upozorňuje aplikace v úvodní části stránky – přihláška z tohoto důvodu není kompletní. Cizí státní příslušníci mají vyplnění kontaktní adresy povinné.

Jednotlivá pole adresy se vyplňují prostým textem. Pokud obec nemá názvy ulic, vyplní se do pole Ulice název obce. Po vyplnění názvu ulice, č. p. a PSČ v ČR nebo SR se musí pro dohledání obce stisknout tlačítko . Následně bude podle PSČ dohledána obec a případně i její část. Pokud je nalezeno více obcí, jsou nabídnuty k výběru v roletkovém menu. Je-li zadávána adresa mimo ČR nebo SR, obec se podle PSČ nevyhledává. Po volbě státu se zobrazí textové pole pro textové zadání názvu obce. Aby se zadané údaje uložily, je třeba stisknout tlačítko .

Známky za střední školu

Známky za studium na střední škole vkládají zpravidla jen uchazeči o bakalářské studium. Zadávají se do připraveného formuláře. Nestačí-li formulář pro zadání všech předmětů, lze jeho rozsah rozšířit tlačítkem až na 35 položek. Před jeho použitím je však nutné vložené údaje uložit. Po vložení předmětů je nutné obsah formuláře uložit tlačítkem . Předměty se automaticky seřadí podle abecedy. Pokud nejsou známy známky z maturity, je možné je dodat později.

Omylem vložený předmět se odstraní smazáním jeho názvu a uložením formuláře.

Vyplněný formulář se vytiskne tlačítkem a nechá se potvrdit odpovědnou osobou na absolvované střední škole. Potvrzený formulář se zašle na studijní oddělení.

Další užitečné aplikace

V této části jsou zobrazeny ikony směrující na další, které jsou uchazeči o studium dostupné v rámci jeho elektronické přihlášky.

  • Úložiště dokumentů  - umožňuje vstoupit do elektronického úložiště dokumentů, ve kterém jsou uchovány všechny dokumenty související s přihláškami uchazeče. Dokumenty do úložiště vkládá studijní oddělení během přijímacího řízení. Průběžně je zde tedy možné nalézt například pozvánku k přijímací zkoušce, oznámení o (ne)přijetí, rozhodnutí o (ne)přijetí apod. O vložení nového dokumentu je uchazeč, do jehož úložiště je dokument vkládán, informován prostřednictvím e-mailové zprávy.

Údaje o e-přihláškách

V dalších částech aplikace jsou zobrazeny všechny e-přihlášky uchazeče dle jejich postupu v rámci přijímacího řízení.

Rozpracované e-přihlášky

V této části jsou uvedeny e-přihlášky, které si uchazeč založil v rámci přijímacího řízení, a které čekají na kompletaci jednotlivých sekcí a převod mezi kompletní.

U každé e-přihlášky jsou uvedeny základní údaje jako fakulta, místo a jazyk studia, období přijímacího řízení, studijní program (případně další klasifikace studia), forma studia. Dále jsou uvedeny jednotlivé sekce a jejich stav.

  • Údaje o přihlášce – údaje o přihlášce mohou být kompletní ihned po založení přihlášky, záleží na požadavcích přijímacího řízení. Pokud nejsou kompletní, musí se vyplnit. Většinou se jedná o volbu volitelného předmětu přijímací zkoušky (například světového jazyka), volbu studijního oboru, místa studia (detašované pracoviště).

    Po úspěšném vyplnění sekce Osobní údaje, Adresy uchazečeÚdaje o přihlášce se uchazeči zobrazí poděkování za vyplnění přihlášky a upozornění na kontrolu zaplacení administrativního poplatku za e-přihlášku (pokud je v přijímacím řízení požadován) a do kdy bude doručeno rozhodnutí o přijetí ke studiu. Poděkování se zobrazuje jednorázově pro každou podanou a vyplněnou e-přihlášku a v té sekci, kterou uchazeč vyplnil a označil za kompletní jako poslední.
  • Zaplaceno – do doby, než je zaevidována platba, zobrazuje aplikace údaje pro platbu a částku, kterou má za přijímací řízení zvoleného studia uchazeč zaplatit. Po zaplacení jsou zobrazeny podrobnosti o transakci. Pokud je přihláška zaplacena a údaje o transakci nejsou zobrazeny, jedná se o e-přihlášku zaplacenou automaticky společně s alternativní, nebo o ručně označenou e-přihlášku.

    Pro platbu převodem je kromě čísla účtu a kódu banky důležitým údajem variabilní symbol, který slouží ke správnému spárování platby za přihlášku. Pokud není variabilní symbol při platbě uveden nebo je uveden špatně, pak se platba s přihláškou automaticky nespáruje. Jestliže se tak stane, je vhodné kontaktovat studijní oddělení. Variabilním symbolem je přihlašovací jméno pro danou přihlášku, je jedinečné a generuje se současně se založením přihlášky.

    Informace o platbách za všechny aktivní přihlášky lze hromadně zobrazit kliknutím na odkaz Zobrazit souhrnné informace o platbách.

  • Doplňující informace - tato sekce slouží ke sběru doplňujících informací e-přihlášky. Zjišťované údaje mohou být povinné, případně volitelné. Povinné údaje jsou podbarveny a je nutné je vyplnit, bez nich nelze e-přihlášku zkompletnit. U jednotlivých e-přihlášek se doplňující údaje mohou lišit.

  • Souhlasy - v této části je uveden přehled souhlasů souvisejících s e-přihláškou, které je třeba pro zpracování přihlášky udělit.

  • Dokumenty – kliknutím na ikonu ve sloupci Dokumenty je možné zobrazit seznam dokumentů souvisejících s e-přihláškou, stav jejich přijetí studijním oddělením, dále zda je dokument povinný či nepovinný. Potvrzení přijetí dokumentu ze strany studijního oddělení může trvat i několik dní.

Založenou e-přihlášku nelze zrušit, ale je možné ji zneplatnit – deaktivovat. Deaktivace se provede označením e-přihlášky a kliknutím na . Deaktivované e-přihlášky se řadí v samostatné tabulce, kde je lze v případě potřeby obnovit. Pokud je e-přihláška zaplacená, může ji deaktivovat pouze studijní oddělení. Deaktivací přihlášky se vyplněná data nesmažou.

Pokud je založena e-přihláška na bakalářské studium místo na magisterské navazující, e-přihlášku je možné deaktivovat a založit novou na správný stupeň studia. Nebude-li e-přihláška deaktivována, může být vyžadováno vyplnění dalších údajů, například známek za studium na střední škole.

Deaktivované e-přihlášky

V této části jsou zobrazeny deaktivované e-přihlášky. Deaktivaci mohl provést sám uchazeč nebo studijní oddělení. Pro každou deaktivovanou e-přihlášku lze zobrazit podrobnosti o platbě, doručených dokumentech, stejně jako u aktivní e-přihlášky. Označené e-přihlášky lze tlačítkem opětovně aktivovat.

Již převedené e-přihlášky

Pokud byla e-přihláška správně vyplněna, doručeny požadované dokumenty a zaplacen manipulační poplatek, pak studijní oddělení tuto e-přihlášku akceptuje a převede ji mezi přihlášky, které bude dále zpracovávat. Seznam akceptovaných e-přihlášek je uveden v dolní části stránky systému e-přihlášek.

Pouze převedené e-přihlášky jsou zahrnuty do přijímacího řízení a dále zpracovávány. Nepřevedené e-přihlášky do přijímacího řízení zařazeny nejsou.

Převedené e-přihlášky jsou následně zkontrolovány studijním oddělením a poté jsou přidělovány termíny přijímací zkoušky. Informace o přiděleném termínu přijímací zkoušky se zobrazuje ve sloupci Termín PZ.

Založení další přihlášky

Tlačítko umožňuje vytvoření další přihlášky ke studiu na ŠAVŠ. Postup založení je stejný jako při založení první e-přihlášky.

U založené e-přihlášky nelze provést změnu studijního programu a oboru. Řešením je založení nové přihlášky na požadovaný studijní obor, vyplnit požadované údaje a zaplatit manipulační poplatek. Původní e-přihlášku je možné deaktivovat. E-přihlášky, které nejsou po skončení období pro podávání e-přihlášek kompletní nebo zaplacené, nejsou považovány za podané.