Financování a poplatky

Agendu Financování a poplatky tvoří sada aplikací určených k evidenci a správě poplatků souvisejících se studiem. Jsou zde zahrnuty aplikace pro základní správu typů poplatků a jejich sazeb, dále aplikace zajišťující výpočet částek, předpis plateb jednotlivým studentům (tvorba rozhodnutí) a v neposlední řadě aplikace pro tvorbu sestav a přehledů.

Konfigurace agendy

Základ agendy tvoří poplatky za studium vyplývající ze zákona (zejména překročení standardní doby studia, typicky veřejné VŠ) a školné (typicky soukromé VŠ). Další, pro ŠAVŠ specifické typy poplatků lze evidovat prostřednictvím aplikace Evidence typů poplatků. Nejčastěji jde o poplatky za karty, administrativní úkony apod. Souhrnně bývají označovány jako tzv. malé poplatky.

Před začátkem každého akademického roku je zapotřebí v aplikaci Sazebník poplatků za studium sestavit sazebník poplatků pro nadcházející akademický rok. Podle sazebníku je určována výše poplatku, který má být studentovi předepsán, ať už jde o malý poplatek nebo školné. Sazebník je nutno sestavovat s dostatečným předstihem před začátkem nového akademického roku, neboť nové sazby mohou být využívány v agendě přijímacího řízení pro předpis poplatků nově přijímaných studentů. Sazebník by tak měl být sestaven dříve, než dojde k zadávání rozhodnutí o přijetí ke studiu. Jakékoliv pozdější zásahy do sazebníku musí zpravidla řešit vývojový tým AIS.

Rozhodnutí o platbě

Rozhodnutí o platbě představuje předpis konkrétního poplatku příslušnému studentovi. Rozhodnutí o platbě nevznikají z vůle systému, nýbrž jsou svázány s operací konkrétního studenta nebo obsluhy systému. U studenta se jedná zejména o operace jako objednávka karty, přihlášení na mimořádný termín zkoušky, přihláška na promoci, apod. Obsluha systému pak studentovi může předepsat různé poplatky např. za administrativní činnosti. Předpis poplatků provádí obsluha individuálně v aplikaci Financování studia ve Studijní evidenci, přehled vystavených rozhodnutí o platbě nalezne student v aplikaci Financování studiaPortálu studenta. V případě přijatých uchazečů lze rozhodnutí vkládat v aplikaci Financování přihlášky, přehled pak uchazeč vidí v aplikaci Poplatky a školné v Návratce.

Samostatnou kapitolou jsou poplatky za studium. Typicky jde o poplatky za prekročení standardní doby studia nebo školné vyplývající ze smlouvy o studiu. U těchto poplatků AIS vytváří tzv. návrhy plateb (tj. vyhledává studenty, kterým by daný poplatek měl být předepsán) a obsluha z těchto návrhů vytváří rozhodnutí o platbě - individuálně v aplikaci Financování studia ve Studijní evidenci. Alternativně mohou tyto poplatky vznikat automaticky, při zápisu studenta do dalšího období jeho studia. Přijatým uchazečům jsou rozhodnutí o platbě školného vystavována v okamžiku tisku rozhodnutí o přijetízaevidování účasti na zápise.

Vytvořená rozhodnutí může obsluha individuálně spravovat v aplikaci Financování studia (v případě uchazečů v aplikaci Financování přihlášky). Má zde možnost individuálně upravovat výši částky nebo datum splatnosti, vytvářet splátkové kalendáře (individuálně nebo výběrem z připravených vzorů rozložení splátek) nebo rozhodnutí o platbě rušit. V aplikaci je rovněž možné pracovat s platbami studenta. Studentovi (resp. uchazeči) tyto operace dostupné nejsou, kromě možnosti volby splátkového kalendáře ze vzoru.

V závislosti na konfiguraci AIS jsou vytvořená rozhodnutí a jejich modifikace pravidelně předávány do ekonomického systému.

Úhrada poplatků

Úhradu předepsaných poplatků provádí student bezhotovostně bankovním převodem. Veškeré údaje potřebné pro platbu, jako je číslo účtu, variabilní, případně specifický symbol a částka, jsou studentovi zobrazeny v aplikaci Financování studiaPortálu studenta. Přijaté platby se do AIS přebírají z bankovních výpisů, případně jsou úhrady přebírány z ekonomického systému (záleží na konfiguraci AIS). Pokud je realizován propoj na platební bránu, lze provádět on-line úhrady poplatků prostřednictvím platební karty.

Tvorba přehledů a sestav

Součástí agendy Financování a poplatky jsou i aplikace pro tvorbu sestav a přehledů. Ať už jde o základní sestavy poskytující informace o tom, kdo má platit, zda zaplatil a kolik - např. aplikace Přehled financování studentů nebo pokročilé sestavy pro management z aplikace Finanční přehledy poplatků.

Správa pohledávek

Přestože mají studenti veškeré informace o poplatcích a způsobech úhrady neustále k dispozici, vyskytnou se případy, kdy student zapomene zaplatit. Pro řešení těchto situací lze v agendě Financování a poplatky využít aplikaci Upomínky za neuhrazené financování, která v závislosti na konfiguraci umožňuje tvorbu několika po sobě jdoucích upomínek, které lze studentovi zaslat e-mailem nebo formou dopisu. E-mailové upomínky jsou zasílány zpravidla automaticky, dopisy pak vytváří obsluha systému. Výhodou je i možnost zasílání upomínek na blížící se splatnost poplatku.

Pozdní úhrady předepsaných poplatků studenty lze postihovat pomocí penále. AIS v této oblasti poskytuje v aplikaci Hromadná správa plateb přehledy pozdních plateb, pro které dle nastavených podmínek počítá celkovou výši penále. Obsluha z těchto návrhů vytváří rozhodnutí o platbě a případně může studentovi zaslat písemnou výzvu k úhradě pohledávky. Na ŠAVŠ není tato funkcionalita nasazena.