Nový dokument (záznam)

Aplikace Nový dokument (záznam) slouží pro založení nového dokumentu do spisové služby na zvoleném spisovém uzlu.

Na uzlech typu podatelna je z důvodu rychlejšího vkládání dokumentů a také z důvodu neznalosti obsahu dokumentu a tím i podrobností vyžadovaných k plnohodnotnému zaevidování dokumentu ve Spisové službě, formulář pro vložení nového dokumentu zjednodušen. Kompletní údaje o dokumentu jsou známy až cílovému uzlu, jemuž je dokument z podatelny předán a který tyto údaje u dokumentu před jeho převzetím v aplikaci K příjmu zaeviduje.

Nový dokument se založí vyplněním zobrazeného formuláře. Podbarvené položky plnohodnotného i zjednodušeného formuláře jsou pro vložení dokumentu povinné. Zaškrtávací pole u názvu některých položek umožňuje zobrazit, resp. skrýt formulář pro jejich editaci, například položka Elektronické přílohy. Položky formuláře jsou:

  • Věc – název dokumentu.

  • Datum doručení/vytvoření – datum doručení nebo vytvoření dokumentu. Automaticky je předvyplněno aktuální datum.

  • Nadřazený spis – slouží pro výběr spisu, do kterého má být dokument přiřazen. Nabízeny jsou pouze aktivní spisy aktuálního spisového uzlu.

  • Popis – stručný popis obsahu dokumentu.

  • Druh dokumentu – rozlišuje, zda se jedná o písemnost (volba analogový) nebo elektronický dokument.

  • Podací číslo – podací číslo dokumentu.

  • Počet listů – počet listů dokumentu, do pole lze vyplnit číslo ručně nebo klikáním na hodnoty stupnice.

  • Počet příloh (komponent) – počet příloh dokumentu, do pole lze vyplnit číslo ručně nebo klikáním na hodnoty stupnice.

  • Spisový znak – spisový znak označuje jednotlivé skupiny dokumentů podle jejich obsahu, volí se z číselníku. Podle přiřazeného znaku je automaticky stanovena doba skartace dokumentu.

  • Termín vyřízení – termín, dokdy má být dokument zpracován. V záložce K zpracování se podle tohoto termínu zobrazuje platnost dokumentu, resp. doba do vypršení platnosti dokumentu.

  • Vlastní - označením tohoto atributu je dokument považován za vlastní dokument spisového uzlu a není třeba u něj vyplňovat adresáta.

  • Identifikace dokumentu (záznamu) v digitálním archívu - slouží pro dohledání dokumentu uloženého v digitálním archivu, evidenční údaj.

  • Odesílatel – podle volby typu odesílatele se mění formulář pro jeho vložení. Pokud jsou v adresáři spisového uzlu nastaveny oblíbené uzly, často vybírané osoby či externí adresy, nabízejí se ve formuláři přednostně. Pokud je součástí doručeného dokumentu číslo jednací, je možné ho vložit současně s odesílatelem. Vložit lze:

    • interního odesílatele, kterého lze volit:

      • ze seznamu uzlů – v úvodu seznamu jsou předřazeny oblíbené uzly (oblíbené uzly je možné nastavit v Nastavení - Adresář - Oblíbené uzly), další členění je hierarchické;

      • z oblíbených osob (oblíbené osoby je možné nastavit v Nastavení - Adresář - Často vybírané osoby) nebo dohledáním osoby mezi uživateli AIS;

      • ze seznamu funkcí s osobami nebo seznamu funkcí bez osob;

    • externího odesílatele, kterého lze vložit:

      • z adresáře, jehož obsah je předem definován v Nastavení - Adresář - Externí adresy;

      • jako novou poštovní adresu.

  • Příjemce – způsob vkládání příjemce je stejný jako u vkládání odesílatele, je možné vložit interního nebo externího příjemce, případně datovou schránku jejím zadáním nebo výběrem z adresáře spisového uzlu. Neuvádí se číslo jednací. Při zadávání externího příjemce se volí typ zásilky (balík, doporučená, nedoporučená). U datové schránky pak její typ a typ zprávy. Pokud není pole Příjemce označeno, příjemce se nezadává.

  • Doplňující informace – doplňující informací jsou navazující dokument a klíčová slova vystihující obsah dokumentu (ukládají se pro snadnější vyhledávání dokumentů). Maximální počet klíčových slov je 15.

  • Elektronické přílohy (komponenty) – pokud existuje elektronická podoba dokumentu nebo jiné elektronické dokumenty související s vkládaným dokumentem, lze je přes formulář dohledat v počítači a spolu s vyplněnými názvy je uložit. Formát není omezen. Přílohy jsou součástí dokumentu a jsou s ním předávány k dalšímu zpracování nebo k archivaci.

Založení nového dokument se dokončí stisknutím tlačítka . S vytvořeným dokumentem lze dále pracovat v záložce K zpracování. Prostřednictvím tlačítka se založí nový dokument a následně je uživatel přesměrován na jeho zpracování.

Údaje evidované k dokumentu je možné kdykoliv změnit v aplikaci K zpracování.